Rigueur autour des formalités à l’embauche

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Il est acquis que préalablement à toute embauche, l’employeur doit déclarer chacun de ses salariés aux organismes de protection sociale compétents. Pour ce faire, il remplit et adresse à l’Urssaf une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). La DPAE est issue de la fusion de la déclaration unique d’embauche et de l’ancienne déclaration préalable à l’embauche. Elle permet de simplifier les déclarations.

Le législateur a poursuivi son œuvre de simplification par la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allégement des démarches administratives qui a institué une obligation de dématérialisation de la DPAE. Puis, la loi n° 2013-1203 du 23 décembre 2013 de financement de la sécurité sociale pour 2014 est ensuite venue élargir le champ d’application de la transmission par voie électronique de la DPAE à de nouvelles entreprises. Ainsi, le seuil au-dessus duquel les entreprises sont tenues de dématérialiser leurs DPAE a été abaissé. Jusqu’à présent fixé à 500 DPAE, ce seuil a été réduit, par le décret n° 2014-628 du 17 juin 2014, à 50 DPAE à effet du 1er octobre 2014 pour les employeurs relevant du régime général.

Dès lors, en application de l’article L. 1221-10 du Code du travail, tout employeur, personne physique ou morale, qui recrute un salarié est soumis à l’obligation d’effectuer une DPAE auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet. Par conséquent, l’employeur doit fournir au salarié soit une copie de la DPAE, soit une copie de l’accusé de réception reçu de l’organisme de recouvrement mentionnant les informations contenues dans la déclaration. Cependant, dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration, l’obligation d’information est considérée comme satisfaite (C. trav., art. R. 1221-9).

En outre, le Code du travail en son article R. 1221-4 précise que la déclaration de chaque salarié est adressée avant la prise de fonction effective de ce dernier. En pratique, celle-ci doit intervenir au plus tôt 8 jours avant la date présumée de l’embauche, et au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche en cas d’envoi par lettre recommandée avec accusé de réception, le cachet de la poste faisant foi. L’employeur qui ne respecte les obligations susmentionnées encourt diverses sanctions.

À cet égard, la Cour de cassation est venue confirmer récemment que commet le délit de travail dissimulé par dissimulation d’activité, l’employeur qui procède à la déclaration préalable à l’embauche de salariés postérieurement à leur embauche. Dans cette affaire, il y avait lieu de juger la pratique d’un employeur consistant à déclarer à l’Urssaf ses salariés postérieurement à leur embauche, après la période d’essai. Un contrôle avait été effectué par les services de la direction départementale du travail, au sein de la société qui selon les salariés était une pratique courante. L’employeur a été condamné en première instance par le tribunal correctionnel pour travail dissimulé qui a été confirmé en appel. En réponse au pourvoi formé par l’employeur, la Cour de cassation retient que cette situation tombe sous le coup de la législation française, dont l’entreprise est implantée en France et qui pouvait solliciter l’avis de l’inspection du travail sur l’étendue de ses obligations en matière d’embauche de salariés, ne pouvait dès lors invoquer utilement la cause d’irresponsabilité prévue par l’article 122-3 du Code pénal, qui suppose que la personne poursuivie justifie avoir cru, par une erreur de droit qu’elle n’était pas en mesure d’éviter, pouvoir légitimement accomplir le fait reproché. Dès lors, l’employeur ne pouvait pas échapper à sa responsabilité et ainsi être condamné au paiement d’une amende de 5e classe, soit 1 500 € au maximum pour chaque salarié en cause (C. trav., art. R. 1227-1).

Mais si le caractère intentionnel de l’employeur à se soustraire à l’accomplissement des formalités de la DPAE est démontré (C. trav., art. L. 8221-5), l’employeur  peut aussi être sanctionné au titre du travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. Il s’expose dans ce cas à des sanctions pénales à hauteur de 45 000 € d’amende et trois ans de prison pour les personnes physiques et 225 000 € d’amende pour les personnes morales en application des articles L. 8224-1 et L. 8224-5du Code du travail (Cass. crim, 5 février 2013, n° 12-81383). Il s’expose, en outre, à des sanctions administratives tels que l’annulation du bénéfice des réductions et des exonérations de cotisations patronales de Sécurité sociale (CSS, art. L. 133-4-2) ou le refus et le remboursement des aides publiques (C. trav., art. D. 8272-6) et à des peines complémentaires (C. trav., art. L. 8224-3).

Ainsi, de la plus grande liberté d’entreprendre naît la plus grande rigueur autour des formalités liées à l’embauche des salariés.

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