La remise des documents de fin de contrat en questions

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1- Quelles sont les formalités obligatoires relatives à la rupture du contrat de travail

Quelle que soit la durée, la nature, la forme du contrat de travail (CDI, CDD...), la nature de la rupture du contrat de travail, l’employeur a l'obligation légale (art. R 1234-9 du Code du Travail) de délivrer au salarié les documents permettant à celui-ci de faire valoir ses droits au chômage.

En plus de cette attestation, l'employeur doit également délivrer un certificat de travail et un solde de tout compte.

Le certificat de travail

L’article L. 1234-19 du code du travail fait obligation à l’employeur de délivrer, à l’expiration du contrat de travail, un certificat de travail à tout salarié, quel que soit son statut et quelle que soit la cause de la cessation du contrat.

Le certificat de travail est, pour le salarié, la preuve qu'il est libéré de son engagement envers son ancien employeur.

Le certificat de travail doit être remis à l’expiration du contrat de travail, c’est-à-dire à l’expiration du préavis. Ainsi, lorsque le salarié est dispensé d’exécuter son préavis, ce document lui est remis à la fin du préavis et non au moment du départ physique du salarié.

Le certificat doit obligatoirement comporter les mentions suivantes : le nom, l’adresse et la raison sociale de l’employeur ; le nom, prénom et adresse du salarié ; la date d’entrée du salarié, la date de sortie, la nature de l’emploi occupé et le solde du nombre d’heures acquises au titre du droit individuel à la formation.

A savoir que la délivrance d’un certificat non conforme justifie le salarié à percevoir une indemnisation (Soc. 7 déc. 1957, Bull. civ. IV, p. 843).

L'attestation Pôle Emploi

Elle est délivrée au salarié afin de lui permettre de percevoir des allocations chômage. Cette délivrance s’impose peu importe les cas de rupture du contrat de travail.

Elle précise les droits à congés payés, les indemnités versées, les salaires des 12 derniers mois, la conclusion éventuelle d'une transaction et la nature de la rupture (licenciement, fin de CDD, démission...).

Le défaut de remise ou la remise tardive entraînent nécessairement pour le salarié un préjudice dont il pourra demander réparation devant le Conseil de Prud'hommes. La Cour de Cassation a eu l’occasion d’affirmer que la non-remise, ou la remise tardive, ou encore, des mentions erronées cause un préjudice au salarié (Soc. 27 sept. 2006, n° 05-40.414, Bull. civ. V, n° 290 ; Soc. 19 mai 1998, n° 97-41.814).

Le reçu pour solde de tout compte

Conformément à l’article L 1234-20 du code du travail, il s'agit de la somme que l'employeur reste devoir verser  au salarié au moment de son départ. En effet, cet article modifié par la loi n° 2008-596 du 25 juin 2008, que « le solde de tout compte, établi par l’employeur et dont le salarié lui donne reçu, fait l’inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail ».

Aux termes de l’accord national interprofessionnel sur la modernisation du marché du travail du 11 janvier 2008 et compte tenu des dispositions de l’article L. 1234-20 du code du travail, le reçu pour solde de tout compte a valeur libératoire s’il n’est pas contesté dans les six mois. Ce qui s’avère peu protecteur pour le salarié.

Précision relative à la nature de l’indemnité de licenciement. Celle-ci n’a pas le caractère de salaire mais d’indemnité, elle est par voie de conséquence exonérée en totalité de l’impôt sur le revenu.

2- A quelle période ces documents doivent-ils être remis ? 

Ces documents doivent être remis à l'expiration du contrat de travail, ou, en cas de rupture, à la fin de la période de préavis, que le préavis soit effectué ou non, en même temps que le dernier bulletin de salaire. S’agissant du solde de tout compte, il semble à la lecture de la jurisprudence que le salarié peut signer le reçu dès le jour du départ physique de l’entreprise (Soc. 17 janv. 1996, n° 92-42.734).

3- Les sanctions pour manquement ?

Une absence de remise, une remise tardive, ou une remise de documents non conformes exposent l'employeur à une amende d'une part (art. R. 1238-7 du code du travail), et ouvrent droit pour le salarié à l'octroi de dommages et intérêts en fonction du préjudice subi d'autre part. Ainsi, la Cour de Cassation a jugé que « le manquement de l'employeur à son obligation de remettre les documents nécessaires à l'ASSEDIC, qui est à l'origine directe de la privation des allocations chômage, entraîne nécessairement pour le salarié un préjudice qui doit être réparé » (Cass. Soc. 27 sept. 2006, n°  05-40.414).

En outre, des sanctions pénales sont envisageables. L’article R. 1238-3 du code du travail punit d’une amende prévue pour la contravention de 4e classe le fait de ne pas délivrer au salarié les documents de fin de contrat.

4- De quelle façon agir pour obtenir la délivrance des documents et réparation du préjudice subi ?

En premier lieu, une mise en demeure peut être adressée à l’employeur récalcitrant. Puis, doit être pris attache auprès du Conseil de Prud’hommes territorialement compétent en sa formation des référés ou du bureau de conciliation dans le cadre de ses pouvoirs juridictionnels (sauf contestation sérieuse) (article R. 1454-14 du code du travail).

Le Conseil pourra ordonner, dans ce cas, la remise des documents sous astreinte, et allouer des dommages et intérêts en fonction du préjudice subi par le salarié. 

La prudence s’impose pour les employeurs d’une part. On ne saurait trop conseiller de remettre au salarié ses documents de fin de contrat, au plus tôt, le jour de la réception de la lettre de notification du licenciement (V. en ce sens, CA Versailles, 17e ch., 17 avr. 2013, n° 12/01047). D’autre part, une certaine vigilance est à rappeler au salarié contestant la rupture de son contrat de travail et par là son solde de tout compte. La contestation doit être formée à bref délai en raison de l’effet libératoire de celui-ci et des délais de prescription réduit en la matière (Loi du 14 juin 2013).

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